Organizační část > Evidenční a dokumentační práce > Postup evidenčních a dokumentačních prací

1. Dokumentace a vyhodnocení povodní. Účelem dokumentace je zabezpečení průkazných a objektivních záznamů o průběhu povodně, o provedených opatřeních k ochraně před povodněmi, o příčině vzniku a velikosti škod a o jiných okolnostech souvisejících s povodní. K tomu zejména slouží záznamy v povodňové knize, průběžný záznam vodních stavů a orientačních hodnot rychlostí a průtoků, průběžný záznam údajů o provozu vodních děl ovlivňujících průběh povodně, označování nejvýše dosažené hladiny vody, zaměřování a zakreslování záplavy, monitorování kvality vody a možných zdrojů znečištění, fotografické snímky a filmové záznamy, účelový terénní průzkum a šetření.

2. Povodňové orgány obcí různých stupňů a účastníci ochrany před povodněmi, jimž je to zákonem uloženo, zpracovávají zprávu o povodni, při které byla vyhlášena povodňová aktivita, došlo k povodňovým škodám nebo byly prováděny povodňové zabezpečovací a záchranné práce. Povodňové orgány provádějí vyhodnocení povodně, které obsahuje rozbor příčin a průběhu povodně, popis a posouzení účinnosti provedených opatření, věcný rozsah a odborný odhad výše povodňových škod a návrh opatření na odstranění následků povodně. Zprávu zpracují do jednoho měsíce po ukončení povodně, v případě potřeby rozsáhlejších dokumentačních prací se provede doplňkové vyhodnocení do šesti měsíců po ukončení povodně.

3. Evidenci vyhodnocených povodní zajišťují správci povodí a z hlediska hydrologického Český hydrometeorologický ústav.

4. Zprávy o povodni jsou předávány k využití vyššímu povodňovému orgánu.

Účelem dokumentace a evidence je zabezpečení objektivních záznamů o průběhu povodně, o provedených opatřeních k ochraně před povodněmi, o příčině vzniku a velikosti škod a o jiných okolnostech souvisejících s povodní.

Dokumentací o povodni jsou zejména:

•záznamy v povodňové knize;

•průběžné zaznamenávání spadlých srážek;

•průběžné zaznamenávání vodních stavů a průtoků;

•označování nejvýše dosažené hladiny vody;

•zaměřování a zakreslování zaplavených území;

•monitoring kvality vody a možných zdrojů znečištění;

•fotografické snímky a filmové záznamy;

•účelové terénní průzkumy a šetření;

•vyhodnocení povodně a zpracování zprávy o povodni.

Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány, další účastníci ochrany před povodněmi a subjekty, které mají tuto povinnost zakotvenou ve svých povodňových plánech. Zapisují se do ní zejména:

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí;

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, způsobu a doby odeslání;

•datum a čas vyhlášení nebo odvolání stupňů povodňové aktivity;

•datum a čas převzetí řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně;

•datum a čas ukončení řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně;

•doslovné znění příkazů povodňového orgánu;

•popis provedených opatření;

•výsledky povodňových prohlídek.

Záznamy v povodňové knize se evidují a provádějí je pověření pracovníci, kteří každý záznam čitelně podepíší. Součástí povodňové knihy je pořadač tištěných zpráv, dokumentů, zákresů záplavy, fotografií případně dalších dokumentů. Tyto doklady jsou evidovány v povodňové knize a uloženy v pořadači.

Fotografický nebo digitálně zpracovaný dokumentační materiál je uložen v uzamčené schránce a ucelené celky jsou evidovány v povodňové knize (CD, videozáznamy, foto dokumentace apod.). Záznamy přijatých telefonických hovorů, záznamy z diktafonů, magnetofonové kazety jsou uloženy v uzamčené schránce a jsou evidovány v povodňové knize.