<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> [Úvodní stránka]  Organizační část > Evidenční a dokumentační práce > Záznamy v Povodňové knize

Záznamy v povodňové knize obsahují:

a)doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

b)doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

c)obsah příkazů,

d)popis provedených opatření,

e)výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené; jsou povinny každý zápis podepsat.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

A.Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Povodňové knihy, také se mohou telefonické zprávy nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Povodňové knihy, nebo na počítači. Přijaté zprávě se přidělí evidenční číslo, dále se doplní, od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

B.U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo z povodňové knihy (do povodňové knihy se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předán, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do desek pro ukládání dokumentů (jedná se o desky s rychlovazačem).

C.Zprávy na disketách, magnetofonových páskách a videokazetách se evidují jako ostatní zprávy podle bodu B.